Perdendo tempo, dinheiro e a sanidade.

Essa cena parece familiar ?

Até poucos anos, sempre que se falava em tarefas chatas e repetitivas, a imagem que vinha a mente era de uma linha de montagem de produtos, e trabalhadores ligados a serviços braçais. Quase ninguém lembrava de setores administrativos de uma empresa, um banco, cartório ou escritório de contabilidade. Felizmente, essa ideia equivocada vem perdendo força, para o bem e para o mal.

Para o bem, porque jogando luz nessa questão, podemos pensar em soluções para esse cenário, ajudando a melhorar a vida dos nossos colaboradores. E para o mal, porque trouxe a mesa uma série de questões para as quais, a maioria dos gestores não estava preparada para responder. Vamos examinar melhor a situação.

Perdendo tempo

Citando novamente a produção industrial, é comum que cada operação da fabricação de um produto tenha seu tempo medido, juntamente com os materiais usados, energia e demais componentes do processo. Afinal, precisamos saber quanto custa fabricar, para saber por quanto precisamos vender para obtermos lucro. É um raciocínio simples.

Mas por outro lado, tarefas administrativas praticamente nunca são mensuradas de forma alguma, a não ser empiricamente, levando em conta apenas a possibilidade de entregar ou não na data necessária (spoiler: quase sempre não é possível...). Quando um colaborador tem a responsabilidade de gerar notas fiscais e as cobranças dos clientes por exemplo, dependendo do número de clientes que a empresa tem e das ferramentas utilizadas, essa tarefa pode levar horas ou dias. No próximo mês, esse cenário vai se repetir, e o tempo utilizado, provavelmente será o mesmo. E no próximo mês, e no próximo mês...

Aumentando o número de clientes, essa tarefa aumenta exponencialmente, afinal, além de gerar notas e cobranças, existem uma série de tarefas acessórias, muitas vezes invisíveis, que continuam tomando tempo desse colaborador ao longo dos meses. É preciso enviar ao cliente as notas e cobranças, corrigir erros, reenviar a clientes que por algum motivo não receberam da primeira vez, enviar arquivos de remessa bancária, buscar arquivos de retorno bancário, cobrar atrasados, liquidar cobranças, e mais uma infinidade de pequenas tarefas relacionadas, que se repetem dia após dia, mês após mês. Quanto tempo esse colaborador utiliza durante o ano ? O que ele poderia fazer de melhor para a sua empresa, pelos seus clientes e por ele mesmo, se esse tempo pudesse ser devolvido a ele, ou pelo menos imensamente abreviado ? Vamos continuar para o próximo ponto.

Perdendo dinheiro.

Logicamente que, se perdemos tempo em processos operacionais, perdemos dinheiro. Essa é uma máxima antiga que continua atual. Na produção de bens de consumo, o desperdício de tempo, e consequentemente de dinheiro, é considerado um grande vilão, e combatido das mais diversas formas. Investimos em máquinas para substituir trabalhos manuais, investimos em máquinas mais rápidas para substituir máquinas lentas, e cada vez mais em automação, para substituir o trabalho manual. Perseguimos eficiência e excelência.

Por que não fazemos o mesmo em processos administrativos ? Por que não olhamos para essa área dos negócios com os mesmos olhos ? Interessante não ?

Em parte, e em determinados nichos de mercado, essas anomalias ficam ainda mais evidentes. Quando você presta serviços de RH, consultoria financeira ou contabilidade, é comum que tenha um preço X de mensalidade, com alguma variação levando em conta poucos aspectos do cliente em potencial. Isso pode ser o número de colaboradores que ele tem, o enquadramento fiscal, o faturamento mensal e outras métricas relacionadas. Mas é certo, que você pode atender duas empresas do mesmo ramo de atividade, enquadradas como Lucro Presumido, por exemplo, que o tempo que cada uma vai tomar de seus colaboradores, com certeza será bem diferente. Isso se deve a vários fatores, que não cabe aqui detalhar, mas em linhas gerais, a forma como cada uma é administrada e o nível de exigência que os gestores tem em relação aos seus serviços, figuram entre os principais motivos da diferença de demanda. E para finalizar esse nosso exemplo, as duas empresas acabam pagando a você o mesmo valor mensal, mas uma delas pode estar usando até 50% mais do tempo dos seus colaboradores. Ou seja, você está perdendo tempo e dinheiro.

É claro que nada do que foi dito acima é regra e acontece em todas as empresas. Existem sim aquelas que desde a fundação, tentam sempre melhorar todos os aspectos da sua operação. Mas essas são raras, infelizmente. O cenário mais comum é fazer como todos fazem. A concentração maior de esforços vai para vender mais, faturar mais, e cortar custos, geralmente nos lugares errados. Mas vamos em frente para o próximo tópico.

Perdendo a sanidade.

Esse subtítulo pode parecer um pouco exagerado, mas o dia a dia das organizações, prova justamente isso. É cada vez mais comum relatos de pessoas sofrendo com stress grave, ansiedade, dificuldades para dormir e outros distúrbios que acabam prejudicando muito a sua saúde pessoal, a saúde familiar e o rendimento no trabalho. Novamente, não podemos ser levianos e apontar diretamente as causas que levam a esses quadros, afinal, cada pessoa tem o seu conjunto de situações que podem causar esses distúrbios. Mas para o nosso propósito, vamos nos concentrar em um ponto em especial. As tarefas repetitivas. Já foi comprovado em diversos estudos que trabalhos monótonos e chatos, impactam diretamente na saúde mental e na progressiva falta de atenção. O colaborador passa a cometer mais erros. Com isso, gera stress com clientes, colegas e superiores. Consequentemente, essas situações voltam e impactam ainda mais no seu trabalho.

Esse tipo de tarefa, repetitiva, que é feita quase no piloto automático, tem também uma consequência mais grave para a organização. Afasta talentos. Os melhores colaboradores, principalmente as novas gerações, buscam desafios, aprender sempre e crescer, sentir que fazem parte de algo importante. Em um mercado de trabalho que parece se deteriorar em qualidade a cada ano que passa, esse ponto em especial já deveria ser o bastante para que os gestores das empresas olhassem com outros olhos para seus processos operacionais administrativos.

Como podemos melhorar esse quadro ?

Nesse cenário todo, envolvendo tempo, dinheiro e sanidade, vamos nos concentrar na parte em que podemos interferir mais, já que não somos profissionais da saúde. Tempo e dinheiro. Para isso, vamos concentrar nossos esforços na automatização de processos. Afinal, se conseguirmos retirar de nossos colaboradores a carga relacionada a tarefas chatas e repetitivas, por meio de tecnologias a nossa disposição, poderemos com certeza amenizar também uma parte das causas de alguns problemas emocionais.

Quando falamos em automação de processos, muitas coisas podem vir a mente. A depender do seu grau de familiaridade com tecnologia, talvez até você pense que é impossível retirar o trabalho administrativo de mãos humanas. Mas acredite. Não só é possível, como em muitos casos o trabalho será melhor executado, com mais velocidade, menos erros e de forma mais barata.

Nós, humanos, nos orgulhamos de conseguir grandes realizações, de conseguir fazer quase qualquer coisa. Mas é inegável que somos melhores justamente naquilo que nos define como humanos. Pensar, criar, nos relacionar, ter empatia. Essas características ainda não podem ser substituídas por software, pelo menos não todas, e não com excelência. E é por isso mesmo, que precisamos criar condições para que nossos colaboradores dêem a sua melhor contribuição para nossa empresa.

Entra em cena a RPA.

Não, não vamos falar de Recibo de Pagamento a Autônomo... Vamos falar de Robotic Process Automation (Processos robóticos automatizados). Trocando em miúdos, deixar que robôs (De software, não mecânicos) façam o trabalho pesado e chato.

Mas o que podemos automatizar ? Bom, é claro que depende muito do mercado no qual você está inserido, mas em linhas gerais, podemos automatizar:

• Preenchimento de formulários;

• Captura de informações de clientes;

• Lembretes de tarefas;

• Emissão de notas fiscais;

• Emissão de cobranças;

• Liquidação de cobranças;

• Busca de extratos bancários;

• Integração entre sistemas;

• Respostas simples a clientes;

...E uma infinidade de outros processos. Logicamente, isso não pode ser feito da noite para o dia. Mas também, na maioria dos casos, não é algo que leva anos e consome rios de dinheiro. Comece conversando com seus colaboradores, observando, identificando aqueles processos que são feitos da mesma forma, todas as vezes, e que não necessitam de tomada de decisões para a sua execução.

O objetivo geral da RPA é substituir tarefas repetitivas, e que na sua maioria, não tem relevância estratégica. Veja bem. Não estamos dizendo que são tarefas sem importância. Apenas que podem ser facilmente substituídas, por não necessitar de conhecimento especializado, por exemplo.

Outro ponto importante a ressaltar, é que não podemos embarcar em jornadas assim, pensando apenas em cortar custos. Devemos ter em mente que a automação de processos deve vir com o propósito de causar melhorias gerais, em eficiência, velocidade, ganhos financeiros, mas principalmente, sem comprometer a qualidade do que está sendo automatizado. Ao contrário. Espera-se que melhore a qualidade geral dos processos envolvidos.

Atualmente, temos a nossa disposição centenas, senão milhares de opções em automação de processos. Desde ferramentas especializadas para determinadas operações, como o Contabee, que automatiza a emissão de notas fiscais de serviços e a emissão e liquidação de cobranças, até ferramentas cuja principal função é possibilitar a integração com outras ferramentas e facilitar a automação, em pequenas etapas. Como exemplo, podemos citar um formulário em um site, que ao ser preenchido por um cliente, cria uma linha em uma planilha no Google Drive, avisa o colaborador responsável pela conta através de um email, e ao mesmo tempo, cria um compromisso na agenda do colaborador, para fazer uma chamada de boas vindas ao novo cliente. Tudo isso, sem que nenhum colaborador esteja envolvido fisicamente no processo.

Esse foi um exemplo simples, mas serve para ilustrar a forma de pensar quando queremos automatizar um processo. Precisamos pensar em desmembrar em pequenas partes, e ver o que podemos automatizar e melhorar. Dependendo da situação, pode ser que não seja possível automatizar 100% do processo. Mas e se for 80% ? Ou até mesmo 50% ? Significa que você conseguiu uma grande melhoria e uma grande economia de recursos.

O assunto automação de processos é vasto. Envolve muitas possibilidades, e logicamente, não cabe em apenas um post. Vamos continuar tratando do assunto ao longo de várias publicações, trazendo como exemplo casos reais. Assim, com cenários mais concretos, acredito que a ideia possa ser assimilada de forma mais clara.

Até a próxima!